Sejalan dengan diterbitkannya ISO 9001:2008 pada 14 November 2008, ketentuan transisi dari versi 2000 ke versi 2008 yang telah ditetapkan dan disepakati oleh IAF-ISO (melalui joint communique) adalah sebagai berikut:
- Mulai 14 November 2009 (yaitu tepat satu tahun sejak tanggal terbitnya ISO 9001:2008), semua sertifikasi baru (bukan renewal atau perjanjangan) harus mengacu pada ISO 9001:2008.
- Mulai 14 November 2010 (yaitu tepat dua tahun sejak terbitnya ISO 9001:2008), semua sertifikasi tahun berjalan yang masih mengacu pada ISO 9001:2000 menjadi tidak berlaku lagi (no longer valid).
Implikasi yang bisa disimpulkan dari ketentuan di atas adalah :
- Untuk organisasi yang belum pernah disertifikasi ke ISO 9001:2000 dan sudah siap untuk disertifikasi sekarang, masih bisa memilih untuk disertifikasi ke ISO 9001:2000 hingga sebelum 14 November 2009.
- Untuk organisasi yang masih dalam tahap awal membangun sistem, lebih dianjurkan untuk disertifikasi ke versi 2008 apalagi jika rencana selesainya sertifikasi semakin dekat dengan 14 November 2009.
- Untuk organisasi yang saat diterbitkannya versi 2008 atau jauh sebelum terbitnya versi 2008 sudah disertifikasi ke ISO 9001:2000, masih bisa memilih tetap disertifikasi ke versi 2000 sampai sebelum 14 November 2010. Ini menjadi penting terutama untuk organisasi yang baru saja selesai renewal (perpanjangan), tidak ada kewajiban untuk buru-buru disertifikasi ke versi 2008. Sebagaimana penjelasan di tulisan sebelumnya, tidak ada perubahan atau penambahan requirement / persyaratan antara versi 2000 maupun versi 2008. Kalau dari semula implementasi ISO 9001:2000 di perusahaan Anda sudah benar, soal disertifikasi atau tidak ke versi 2008 menjadi tidak begitu penting sebelum 14 November 2010. Kecuali kalau memang ada komitmen khusus dari Manajemen untuk segera up to date, atau persyaratan pelanggan maupun regulatory supaya segera disertifikasi ke versi 2008.
Mengenai bagaimana transisi dilakukan, tiap badan sertifikasi bisa jadi mempunyai strategi berbeda terhadap klien-klien mereka baik yang baru maupun klien lama. Meskipun demikian, pola secara umum biasanya ditempuh dengan salah satu dari tiga metoda berikut ini :
- Initial certification
Untuk klien-klien baru, tentu sertifikasi ke versi 2008 harus menempuh jalur yang sama untuk proses sertifikasi awal terhadap suatu organisasi. Biasanya terdiri atas dua tahapan yaitu tahapan review dokumen (ada badan sertifikasi yang menyebutnya ‘Stage One’ ada pula yang menyebutnya ‘Desk Review’) dan dilanjutkan dengan tahapan audit implementasi (Stage Two). Jalur yang sama kemungkinan besar akan diberlakukan juga kepada organisasi yang pindah badan sertifikasi.
- ‘Certificate renewal’ maupun ‘Change to Approval’
Untuk klien lama yang masa sertifikasinya sudah mau expired tentu akan menempuh proses perpanjangan sertifikasi (‘Certificate Renewal’). Prosesnya akan mirip dengan stage 2 dan umumnya badan sertifikasi tidak mewajibkan adanya ‘desk review’ karena proses review dokumen terkait bisa dilakukan sebagai proses terintegrasi saat melakukan audit implementasi untuk perpanjangan sertifikat.Untuk klien lama yang ingin melakukan perubahan terhadap sertifikatnya, semisal karena perubahan atau penambahan scope / lingkup sertifikasi dan sejenisnya, bisa ditempuh lewat proses ‘Change To Approval’. Transisi ke versi 2008 bisa dilakukan pada saat proses ‘Change To Approval’.
- Routine Surveillance
Proses sertifikasi ke versi 2008 juga bisa ditempuh lewat jalur surveillance rutin (umumnya setiap 6 bulan) kepada klien lama yang belum jatuh tempo untuk perpanjangan. Klien bisa mengajukan surat permohonan kepada badan sertifikasi masing-masing untuk meminta disertifikasi ke versi 2008 saat surveillance berikutnya akan dilakukan. Berdasarkan permohonan ini, badan sertifikasi biasanya mengkaji terlebih dahulu apakah sertifikasi ke versi 2008 layak dilakukan melalui surveillance rutin kepada organisasi yang bersangkutan. Kajian ini untuk meninjau apakah ada keterbatasan dari sisi waktu (durasi) untuk melakukan audit transisi bersamaan dengan surveillance, atau adakah NC (Minor atau Major Nonconformance = ketidaksesuaian) dari visit sebelumnya yang masih belum diselesaikan (outstanding) Ada badan sertifikasi yang menetapkan bahwa transisi tidak bisa dilakukan jika masih ada Major NC yang outstanding.
Demikian sedikit informasi tentang transisi ke versi 2008, semoga bermanfaat.
ternyata perubahannya ga begitu banyak tapi cukup signifikan juga.