Meskipun persyaratan mutu yang dijabarkan di materi ini masih mengacu kepada ISO 9001 versi 2000, tetapi tetap layak pakai meski untuk versi 2008. Seperti pernah saya sebutkan di tulisan sebelumnya, tidak ada penambahan persyaratan untuk ISO 9001:2008, yang ada adalah upaya memperjelas persyaratan dan perbaikan beberapa klausa yang di versi 2000 bisa memicu interpretasi berbeda-beda.

Silahkan didownload materi ini dari link berikut. 

Dengan dishare otomatis materi ini bisa dipakai siapa saja, tetapi saya akan sangat menghargai kalau setidaknya Anda menyebutkan sumbernya (blog ini) jika akan dipakai sebagai referensi.

Semoga bermanfaat. Berikutnya akan menyusul tulisan tambahan tentang audit mutu internal. Nantikan posting-posting berikutnya

Terima kasih atas kunjungannya dan salam,

• Mulai 14 November 2009 (yaitu tepat satu tahun sejak tanggal terbitnya ISO 9001:2008), semua sertifikasi baru (bukan renewal atau perjanjangan) harus mengacu pada ISO 9001:2008.
• Mulai 14 November 2010 (yaitu tepat dua tahun sejak terbitnya ISO 9001:2008), semua sertifikasi tahun berjalan yang masih mengacu pada ISO 9001:2000 menjadi tidak berlaku lagi (no longer valid).

 Implikasi yang bisa disimpulkan dari ketentuan di atas adalah : 

• Untuk organisasi yang belum pernah disertifikasi ke ISO 9001:2000 dan sudah siap untuk disertifikasi sekarang, masih bisa memilih untuk disertifikasi ke ISO 9001:2000 hingga sebelum 14 November 2009.
• Untuk organisasi yang masih dalam tahap awal membangun sistem, lebih dianjurkan untuk disertifikasi ke versi 2008 apalagi jika rencana selesainya sertifikasi semakin dekat dengan 14 November 2009.
• Untuk organisasi yang saat diterbitkannya versi 2008 atau jauh sebelum terbitnya versi 2008 sudah disertifikasi ke ISO 9001:2000, masih bisa memilih tetap disertifikasi ke versi 2000 sampai sebelum 14 November 2010. Ini menjadi penting terutama untuk organisasi yang baru saja selesai renewal (perpanjangan), tidak ada kewajiban untuk buru-buru disertifikasi ke versi 2008. Sebagaimana penjelasan di tulisan sebelumnya, tidak ada perubahan atau penambahan requirement / persyaratan antara versi 2000 maupun versi 2008. Kalau dari semula implementasi ISO 9001:2000 di perusahaan Anda sudah benar, soal disertifikasi atau tidak ke versi 2008 menjadi tidak begitu penting sebelum 14 November 2010. Kecuali kalau memang ada komitmen khusus dari Manajemen untuk segera up to date, atau persyaratan pelanggan maupun regulatory supaya segera disertifikasi ke versi 2008.

 Mengenai bagaimana transisi dilakukan, tiap badan sertifikasi bisa jadi mempunyai strategi berbeda terhadap klien-klien mereka baik yang baru maupun klien lama. Meskipun demikian, pola secara umum biasanya ditempuh dengan salah satu dari tiga metoda berikut ini :

• Initial certification
  Untuk klien-klien baru, tentu sertifikasi ke versi 2008 harus menempuh jalur yang sama untuk proses sertifikasi awal terhadap suatu organisasi. Biasanya terdiri atas dua tahapan yaitu tahapan review dokumen (ada badan sertifikasi yang menyebutnya ‘Stage One’ ada pula yang menyebutnya ‘Desk Review’) dan dilanjutkan dengan tahapan audit implementasi (Stage Two). Jalur yang sama kemungkinan besar akan diberlakukan juga kepada organisasi yang pindah badan sertifikasi.
   
• ‘Certificate renewal’ maupun ‘Change to Approval’
  Untuk klien lama yang masa sertifikasinya sudah mau expired tentu akan menempuh proses perpanjangan sertifikasi (‘Certificate Renewal’). Prosesnya akan mirip dengan stage 2 dan umumnya badan sertifikasi tidak mewajibkan adanya ‘desk review’ karena proses review dokumen terkait bisa dilakukan sebagai proses terintegrasi saat melakukan audit implementasi untuk perpanjangan sertifikat.Untuk klien lama yang ingin melakukan perubahan terhadap sertifikatnya, semisal karena perubahan atau penambahan scope / lingkup sertifikasi dan sejenisnya, bisa ditempuh lewat proses ‘Change To Approval’. Transisi ke versi 2008 bisa dilakukan pada saat proses ‘Change To Approval’.
          

• Routine Surveillance
  Proses sertifikasi ke versi 2008 juga bisa ditempuh lewat jalur surveillance rutin (umumnya setiap 6 bulan) kepada klien lama yang belum jatuh tempo untuk perpanjangan. Klien bisa mengajukan surat permohonan kepada badan sertifikasi masing-masing untuk meminta disertifikasi ke versi 2008 saat surveillance berikutnya akan dilakukan. Berdasarkan permohonan ini, badan sertifikasi biasanya mengkaji terlebih dahulu apakah sertifikasi ke versi 2008 layak dilakukan melalui surveillance rutin kepada organisasi yang bersangkutan. Kajian ini untuk meninjau apakah ada keterbatasan dari sisi waktu (durasi) untuk melakukan audit transisi bersamaan dengan surveillance, atau adakah NC (Minor atau Major Nonconformance = ketidaksesuaian) dari visit sebelumnya yang masih belum diselesaikan (outstanding) Ada badan sertifikasi yang menetapkan bahwa transisi tidak bisa dilakukan jika masih ada Major NC yang outstanding.

Demikian sedikit informasi tentang transisi ke versi 2008, semoga bermanfaat.

Berbeda saat revisi dari versi 1994 ke versi 2000 yang menyebabkan perubahan sangat significant dari sisi persyaratan sistem manajemen mutu, perubahan dari standard versi 2000 ke versi 2008 adalah sebaliknya. Di standard versi 2008 TIDAK ADA, sekali lagi, TIDAK ADA perubahan persyaratan (‘requirement’) ataupun penambahan ‘requirement’.

Versi 2008 berisikan klarifikasi ataupun penjelasan tambahan tentang standard ISO 9001:2000 berdasarkan pengalaman implementasi di seluruh dunia  selama kurang lebih 8 (delapan) tahun sejak standard ISO 9001:2000 pertama kali diluncurkan. Selain itu dibuat beberapa perubahan susunan kata ataupun penjelasan yang diharapkan memperbaiki konsistensi ISO 9001 dengan standard sistem manajemen lingkungan yaitu ISO 14001:2004.

Dari pengamatan saya pribadi, penambahan dan penjelasan yang diberikan di versi 2008 sangat membantu mengurangi perbedaan intepretasi sekaligus memberikan arah lebih jelas tentang ‘intent’ ataupun tujuan yang ingin dicapai dari setiap klausa.

Berdasarkan pengalaman saya selama menjadi auditor badan sertifikasi, seringkali terjadi debat yang tidak perlu antara auditor dengan konsultan semata karena interpretasi yang berbeda atas satu klausa di ISO 9001:2000.

Sebagai contoh, klausa 6.4 (Work environment), oleh beberapa badan sertifikasi akan dikaitkan dengan persyaratan keselamatan kerja dan lingkungan hidup (K3LH) atau HSE (Health, Safety, Environment), apalagi kalau proses bisnis yang diaudit adalah industri yang menuntut pemenuhan persyaratan K3LH seperti konstruksi, petrokimia, industri kimia, dan sejenisnya. Sementara konsultan sering menganggap bahwa persoalan K3LH sudah masuk ranah ISO 14001.

Di versi 2008, klausa 6.4 di atas diberikan note yang jelas bahwa istilah ‘lingkungan kerja’ berhubungan dengan kondisi dimana pekerjaan dilakukan, termasuk faktor fisik, lingkungan dan faktor-faktor lainnya (seperti kebisingan, suhu, kelembaban, pencahayaan atau cuaca).   Penambahan ini saya yakin akan mengurangi potensi debat atas interpretasi standard ini.

Buat Anda yang ingin mengetahui apa saja yang berubah di versi 2008, silahkan download file dari link berikut : Commented Draft.  File ini berisi mark-up atas apa saja yang berubah atau ditambahkan di versi baru. Mark-up dibuat di atas versi draft paling akhir dari ISO 9001:2008 sebelum resmi diluncurkan.

Semoga bermanfaat.

Dalam prosedur mutu suatu perusahaan tidak ditemukan sama sekali deskripsi tentang ‘audit internal’. Yang ada, perusahaan itu menyatakan bahwa mereka melakukan ‘assessment internal’ berkala dan terencana terhadap sistem manajemen mutunya. Dalam penjelasan prosedur mutu, disebutkan bahwa definisi ‘assessment’ adalah : suatu proses yang sistematis, independen dan terencana untuk menemukan bukti ‘assessment’ dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menilai kesesuaiannya terhadap ‘kriteria assessment’.

Pertanyaannya : apakah prosedur mutu perusahaan ini suatu ketidaksesuaian terhadap persyaratan ISO 9001:2000, terutama klausa 8.2.2 ? Jika ya, apa alasannya ? Begitu pula jika tidak, apa alasannya ?

Silahkan kita diskusikan bersama. Jangan takut berkomentar dan berpendapat…namanya juga saling belajar.

Ditunggu….

Yang dimaksud dengan ‘Scoring System’ dalam pelaksanaan audit internal system manajemen mutu (SMM) adalah menetapkan kriteria yang kuantitatif (umumnya dengan alokasi rating / skor untuk setiap jawaban terhadap pertanyaan di dalam daftar pertanyaan) untuk dipakai mengukur signifikansi temuan audit dan kesimpulan hasil audit secara keseluruhan.

Kira-kira 20%-30% dari perusahaan2 yang pernah saya kunjungi saat masih bertugas sebagai external auditor memang menerapkan sistem ini dalam pelaksanaan audit internal SMM-nya. Termasuk beberapa perusahaan tempat saya pernah bekerja, juga memilih penggunanan sistem semacam ini. Alasannya supaya lebih terukur dan gampang melakukan analisa (apalagi kalau ingin melakukan analisa yang sifatnya statistik).

Scoring System yang digunakan bermacam-macam, mulai dari yang sederhana sampai yang dibikin rumit. Paling sederhana misalnya sbb. :

-          Angka / Skor 0 (nol) diberikan untuk setiap pertanyaan yang jawaban dan bukti obyektif menyimpulkan adanya ketidaksesuaian / Non-conformance terhadap persyaratan SMM.

-          Angka / Skor 5 (lima) diberikan untuk jawaban dan bukti obyektif yang bisa dikategorikan sebagai observasi atau semacam inkonsistensi. Katakanlah dari 5 sample yang diambil maka ada 2 yang tidak sesuai, sedangkan yang 3 lagi semuanya sesuai.

-          Angka / Skor 10 (sepuluh) diberikan untuk jawaban dan bukti obyektif yang sepenuhnya sesuai dengan persyaratan SMM.

Silahkan click link berikut ini untuk download contoh sederhana suatu format daftar pertanyaan/checklist yang menggunakan skoring system.

Bentuk yang lebih rumit dari Scoring System bisa dengan memberikan pembobotan lebih lanjut terhadap setiap pertanyaan, terutama dari sisi kemungkinan dampak dari ketidaksesuaian ini terhadap kinerja bisnis perusahaan maupun kepuasan pelanggan.

Untuk mendapatkan kesimpulan hasil audit secara menyeluruh, angka skor keseluruhan biasanya dijumlahkan lalu dicari persentasenya terhadap total skor maksimum yang mungkin dicapai. Didapatlah semacam ‘passing grade’, ataupun angka skor yang kemudian dianggap mewakili kinerja implementasi SMM.

Dari pengamatan sepintas, banyak orang akan segera tertarik menggunakan ‘Scoring System’ untuk audit internal SMM di organisasinya. Ada beberapa keuntungan yang (mungkin) diperoleh dengan ‘Scoring System’ :

1.Penyajian temuan menjadi lebih terukur dibandingkan hanya dengan menyebut (misalnya yang umum) temuan Major, Minor atau observasi. Selain itu, kesimpulan hasil audit secara keseluruhan menjadi lebih terukur.

Contohnya : Bandingkan antara menyimpulkan melalui statement ‘ meskipun terdapat 2 temuan Minor, secara keseluruhan SMM masih sesuai dengan ISO 9001:2000’  dengan ‘ Kinerja SMM berdasarkan hasil audit adalah pada level 80% kesesuaian terhadap standard ISO 9001:2000’.

2. Faktor subyektifitas dalam pelaksanaan audit dan penyajian laporan menjadi diminimalisir karena ada standard penilaian / rating yang bisa dijadikan acuan sehingga orang lain pun bisa menilai apakah audit telah dilakukan subyektif atau tidak.

3. Analisa data terhadap hasil audit, kinerja SMM , efektifitas implementasi SMM dan perbaikan berkelanjutan (continual improvement) menjadi lebih gampang dilakukan karena ada data yang terukur dan bisa diolah secara statistik. Semisal : score audit di bulan Juli 2007 untuk bagian produksi adalah 70%, lalu saat audit di bulan Januari 2008 scorenya menjadi 80%. Dengan analisa trend sederhana terhadap data ini bisa disimpulkan ada perbaikan berkelanjutan di bagian produksi dalam kaitannya dengan implementasi SMM.  

Meskipun demikian, berdasarkan pengalaman saya selama ini dan hasil diskusi dengan beberapa users terhadap Scoring System, ada beberapa kerugian terkait implementasi ‘Scoring System’ yang pada akhirnya menyebabkan sistem ini tidak secara efektif mendukung pelaksanaan audit mutu internal terhadap SMM.  Mari kita bahas satu persatu :

1. Penggunaan ‘Scoring System’ untuk audit mutu internal terhadap pelaksanaan SMM berdasarkan ISO 9001:2000 berpotensi menimbulkan kerancuan. Penyebabnya tidak lain karena ISO 9001:2000 sendiri adalah suatu standard yang qualitative, bukan standard yang quantitative. Dengan demikian, tidak ada suatu standard scoring system yang bisa dijadikan acuan dalam menerapkan scoring.

Akibatnya setiap perusahaan atau organisasi bebas menetapkan scoring system masing-masing yang tentu saja tidak bisa dibandingkan ‘apple’ to ‘apple’ antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Angka 80% atau skor 80 di satu perusahaan tidak bermakna apa-apa atau berbeda makna di perusahaan lain yang punya scoring system berbeda.

Begitu pula dalam setiap proses bisnis di setiap perusahaan, sulit dicapai standard yang bisa merefleksikan komparasi kinerja yang ‘apple’ to ‘apple’ antara satu proses dengan proses lain karena ‘Scoring System’ tergantung pada daftar pertanyaan yang relevant terhadap ruang lingkup pekerjaan dan aktifitas di satu proses. Sebagai contoh : Bagian Marketing bisa saja mendapat  nilai 100% karena mereka hanya mengolah 3 Purchase Order (PO) dalam 1 tahun dan hanya ada 2 prosedur terkait pekerjaan mereka. Sebaliknya bagian Produksi tidak pernah mendapatkan angka 100% karena setiap PO dari marketing terdiri dari 30 s/d 50 job order yang harus dikelola dalam satu tahun, plus ada 10 Prosedur dan 25 Instruksi Kerja yang harus dijalankan.

Kalau hanya melihat % skor hasil audit, selintas orang akan menyimpulkan bahwa kinerja pelaksanaan SMM di Marketing lebih baik daripada di Produksi. Padahal belum tentu kasusnya demikian.

Akan berbeda jika implementasi ‘Scoring System’ diterapkan terhadap suatu standard yang memang sifatnya quantitative, atau punya ukuran2 / skor yang sudah standard terhadap setiap persyaratan.

Sebagai contoh misalnya melakukan audit terhadap standard Malcom Baldrigde untuk performance excellence, di mana sudah ada poin / skor yang standard terhadap setiap persyaratan. Dengan demikian skor hasil audit bisa ditelusur dan bisa dijadikan komparasi yang (hampir) apple to apple. Kenapa saya bilang hampir, karena tetap ada faktor kompetensi evaluator / auditor yang berpotensi menyebabkan perbedaan skor yang diberikan satu auditor dengan auditor lain. Tetapi paling tidak, angka skor yang dihasilkan tidaklah rancu, karena ada standard skor yang bisa dijadikan acuan.

2. Semakin rumit ‘Scoring System’ yang dipakai, maka sebenarnya semakin besar potensi ketidakkonsistenan dan subyektifitas. Kalau standardnya sederhana seperti contoh di awal tulisan ini (0, 5, 10) saja, cukup mudah diikuti dan diinterpretasi oleh siapa saja. Tetapi bayangkan kalau standardnya menjadi 0 s/d 10. Setiap auditor bisa memberikan angka yang berbeda untuk item yang sama, tergantung kompetensi, pemahaman atas permasalahan, dan subyektifitas tiap auditor.

 3. Akurasi sistem ini sangat tergantung pada pemilihan pertanyaan atau critical control point yang harus diperiksa saat audit. Jika si pembuat Scoring System tidak kompeten, mungkin saja pertanyaan yang diajukan terlalu generic atau terlalu sederhana, sehingga hasil audit akan selalu 100%. Sebaliknya bisa juga menjadi terlalu detail atau banyak yang tidak relevant sehingga skor audit selalu rendah.

Saya pernah mengamati data skor audit internal di satu perusahaan yang menunjukkan bahwa berdasarkan hasil audit internal, kinerja SMM berada di level 95% s/d 100%. Tetapi anehnya, saat dilakukan eksternal audit banyak ditemukan ketidaksesuaian yang sifatnya mendasar. Ternyata daftar pertanyaan yang digunakan tidak mencakup beberapa item mendasar di ISO 9001:2000 (semisal pengendalian dokumen dan rekaman). Selain itu banyak item yang N/A (not applicable) di satu proses bisnis, sehingga meski proses itu mendapatkan nilai 100% (sempurna), tapi dari 10 elemen hanya 2 yang applicable, sisanya N/A. Jadi 100% itu adalah dari 2 elemen saja.

Kekurang mampuan menyusun daftar pertanyaan yang benar pada akhirnya memberikan data yang menyesatkan kepada Management tentang kinerja SMM.

Kesimpulannya, sebelum memutuskan menggunakan ‘Scoring System’ atau tidak dalam pelaksanaan audit SMM terhadap standard ISO 9001:2000, sebaiknya dipertimbangkan matang-matang dari sisi keuntungan dan kerugiannya. Dengan demikian bisa diputuskan apakah penggunaan ‘Scoring System’ memang akan bernilai tambah untuk proses audit internal di perusahaan / organisasi Anda, dan yang tak kalah pentingnya adalah bahwa ‘Scoring System’ yang diterapkan mampu memberikan data yang akurat kepada Management dan organisasi terkait kinerja maupun efektifitas SMM di perusahaan / organisasi Anda.

Jangan sampai penggunaan ‘Scoring System’ malah menjadi kontraproduktif karena satu bagian menjadi terdemotivasi dengan skor-nya yang selalu rendah (semata karena scope kerjaannya paling kompleks sehingga daftar pertanyaan menjadi banyak), sementara bagian lain menjadi jumawa karena skornya yang selalu tinggi (semata karena scope pekerjaan yang tidak begitu kompleks).

Demikian sedikit pembahasan tentang ‘Scoring System’ dalam audit internal SMM. Semoga bermanfaat.

Dari pengalaman saya selama ini terutama kala masih rutin melakukan assessment sistem mutu ke berbagai perusahaan, kegagalan penerapan ISO 9001:2000 sebenarnya sudah dimulai sejak setting awal sistem mutu di suatu perusahaan. Saya pernah ketemu satu perusahaan yang setelah menjalankan ISO , kinerja produksi dan penjualannya malah turun total. Dari yang sebelumnya beroperasi dengan 9 burner, setelah ber-ISO (dan lulus disertifikasi) malah hanya beroperasi dengan 1 burner dan tidak sanggup bersaing harga secara kompetitif dengan kompetitornya. Akhirnya mereka menyalahkan ISO sebagai biang keroknya. Ternyata setelah diperiksa lebih mendalam, banyak sekali pekerjaan yang redundant dan proses-proses sama yang dikerjakan dua kali semata karena (menurut persepsi mereka) untuk memenuhi standard ISO 9001:2000.

Contoh klasik yang sering ditemukan : prosedur kerja sampai ada dua , satu yang ditunjukkan kalau sedang dilakukan audit ISO 9001:2000, yang satu lagi yang memang dipake dalam proses sehari-hari. Target kinerja dibuat dua jenis, satu disebut ‘quality objectives’ semata karena biar sama dengan terminology ISO 9001:2000 dan yang lain adalah target yang benar-benar sejalan dengan bisnis mereka dan yang pengukurannya benar-benar bermanfaat buat operasional serta bisnis secara keseluruhan. Karena kesalahan persepsi akan ’quality objective’ seringkali ‘quality objectives’ ini ditetapkan dalam bentuk indikator-indikator yang ‘jauh panggang dari api’ terhadap bisnis mereka. Dengan demikian, di dalam perusahaan akan selalu ada dua jenis dokumen dan dua jenis rekaman/data. Yang satu adalah ’dokumen /data ISO’ sedang yang lain adalah ’yang beneran’.

Begitulah, setiap kali mau ada audit surveillance, buru-buru semua dokumen yang dikategorikan ‘dokumen / data ISO’ dipersiapkan, sementara dokumen-dokumen dan rekaman-rekaman yang sebenarnya mereka pakai sehari-hari disembunyikan buat sementara. Akhirnya setiap akan surveillance, semua orang bergadang sampai pagi untuk persiapan. Motivasi karyawan pun menurun, produktifitas menjadi turun karena ada pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dua kali, pencatatan dan dokumentasi yang berlebihan, serta cost yang juga naik karena proses yang menjadi semakin panjang dan tidak efektif. Akibatnya harga produk menjadi lebih tinggi dan fleksibilitas terhadap penerimaan sampai pemrosesan order menjadi turun. Karenanya pemrosesan order sampai menjadi produk memakan waktu yang lebih lama. Akhirnya customer memilih vendor lain dan perusahaan ini kehilangan bisnisnya.

Apakah itu memang kesalahan ISO 9001:2000 ? Jawabannya : bukan !.

ISO 9001:2000 adalah management tool yang disarikan berdasarkan best practice di pengelolaan sistem mutu yang baik di ratusan perusahaan. Sebagai tool, tentu tergantung pemakainya apakah akan menghasilkan sesuatu yang baik atau malah jadi boomerang buat sipemakai. Kesalahan terbesar memang adalah di sisi interpretasi dan kemudian implementasi. Semua klausa-klausa di ISO 9001:2000 sebenarnya dibuat generic sehingga diharapkan bisa diterapkan disegala jenis bisnis, terlepas dari produk/jasa apa yang dibuat (silahkan baca klausa 1.2).

Seperti contoh kasus di atas, banyak sekali persyaratan ISO 9001:2000 yang diinterpretasikan salah. Contohnya soal dokumentasi. Di ISO 9001:2000 sebenarnya hanya diminta 6 (enam) prosedur mandatory. Sisanya ? terserah justifikasi organisasi asalkan prosedur yang ada memang cukup untuk menjalankan proses bisnis dengan efektif demi tercapainya kepuasan pelanggan, perbaikan berkelanjutan dan tentunya keberlangsungan bisnis. Justru di ISO 9001:2000, efektifitas proses dan kepuasan pelanggan adalah esensi yang sangat ditekankan seperti dijabarkan di banyak klausa (lihat klausa 0.2 , 1.1.b, 4.1, 4.2.4, 5.1,5.5.3, 5.6, 6.1, 6.2.2, 7.2.3, 8.1,8.2.2, 8.4, dan 8.5.1) . Persoalan lain adalah terkait sasaran mutu yang hanya di atas kertas dan tidak sinergi dengan tujuan bisnis perusahaan. Lalu pemetaan proses bisnis yang tidak benar, sehingga tidak bisa diperoleh skema proses bisnis yang paling efektif untuk mencapai tujuan bisnis.

Contoh klasik lainnya yang cenderung menjadi salah kaprah adalah terkait pemantauan persepsi dan kepuasan pelanggan (klausa 8.2.1). Banyak perusahaan salah kaprah mengartikan klausa ini sebagai kewajiban melakukan survey kepuasan pelanggan. Siapa bilang ISO 9001:2000 mewajibkan perusahaan melakukann survey kepuasan pelanggan ? Silahkan cari di ISO 9001:2000, tidak ada kewajiban seperti ini.

Survei kepuasan pelanggan hanyalah ‘satu cara’ dari sekian banyak cara yang bisa dilakukan untuk memenuhi requirement di 8.2.1. Di klausa ini tegas disebutkan bahwa kewajiban perusahaan adalah :

1. Memonitor informasi yang terkait persepsi pelanggan tentang seberapa jauh perusahaan telah memenuhi persyaratan pelanggan’.
2. Menetapkan metoda untuk memperoleh informasi di atas, dan bagaimana menggunakan informasi ini.

Jadi tidak ada diwajibkan melakukan survey. Mungkin untuk perusahaan yang menjual consumer goods dengan ribuan bahkan jutaan pelanggan, survey kepuasan pelanggan adalah cara yang tepat untuk mendapatkan informasi di atas. Dengan demikian, data yang didapatkan akan bermanfaat untuk dianalisa sehingga hasil anasila bisa digunakan memperbaiki kinerja perusahaan dan kepuasan pelanggan.

Tapi bagaimana dengan perusahaan yang customer-nya katakanlah cuma ada 1 atau 2 sepanjang tahun karena yang dikerjakan adalah proyek konstruksi skala besar ? Apakah survey cara yang tepat dan efektif ? Bisa-bisa malah bikin sebal customernya. Bayangkan kalau customer ini punya puluhan vendor (bersertifikat ISO 9001:2000) yang secara bersamaan mengirimkan survey buat diisi.

Padahal perusahaan seperti ini bisa melakukan ‘monitoring persepsi pelanggan’ lewat jalur rapat koordinasi rutin dengan customer dimana biasanya feedback dari customer diberikan langsung (dan factual), serta biasanya selalu dicatat dalam notulen. Perusahaan kemudian bisa mengolahnya ke dalam bentuk analisa data, semisal : berapa kali feedback/ketidakpuasan berulang untuk hal yang sama, berapa % feedback yang bisa diselesaikan tepat waktu, atau bisa juga membreakdown feedback pelanggan dari sisi akar masalahnya apakah di segi cost, quality ataukah delivery / schedule. Lalu periode pengukuran berikutnya perusahaan bisa lihat progressnya, apakah ada improvement dari sisi masalah yang berulang, dari sisi penyelesaian keluhan, dari sisi quality, cost, schedule, dsbnya. Ini sudah suatu metoda dalam memonitor persepsi pelanggan. Justifikasi apakah kita memang memenuhi requirement pelanggan bisa dibuktikan dengan selesainya proyek dan disepakatinya berita acara penyelesaian proyek. Sesungguhnya banyak cara lain (di luar survey) yang bisa ditempuh untuk perusahaan sejenis ini.

Akhirnya, saya sekali lagi ingin menekankan bahwa penting sekali memulai implementasi ISO 9001:2000 dengan set up sistem yang benar-benar efektif dan memang sesuai proses bisnis perusahaan. Kegagalan maupun keberhasilan implementasi di kemudian hari sebenarnya sudah ditetapkan sejak setting awal sistem mutu di tempat Anda. Karena itu berhati-hatilah saat setting awal sistem mutu di tempat Anda, lakukan trial run secara sungguh-sungguh untuk memastikan sistem memang efektif dan akan bermanfaat buat keberlangsungan bisnis perusahaan. Jika sistem yang salah set up kemudian diimplementasikan, maka dengan berjalannya waktu akan semakin sulit mengubahnya dan semakin rendah dukungan pelaku-pelaku di dalamnya sehingga semakin lama akan semakin tumbuh resistansi dan prasangka buruk terhadap ISO 9001:2000.

Buat yang sudah implementasi sistem mutu, cobalah amati bagaimana reaksi perusahaan Anda saat akan ada external audit (entah itu dari badan sertifikasi ataupun client/customer). Kalau masih buru-buru sibuk dan bergadang untuk persiapan audit, kemungkinan besar sistem yang ada belum berjalan dengan efektif. Kalau sudah berjalan, harusnya ada engga ada audit semuanya selalu berjalan dengan baik , sebagai suatu aktifitas rutin sehari-hari.

Jadi kalau penerapan ISO 9001:2000 di organisasi Anda gagal, jangan buru-buru menyalahkan ISO 9001:2000-nya. Introspeksi dulu, kemungkinan besar organisasi Anda yang salah dalam menerapkannya… J

Ada beberapa kemungkinan penyebab kenapa audit ke Top Management menjadi sesuatu yang sensitif dan memberi beban mental kepada auditor :

1. Hambatan bahasa

Untuk konteks perusahaan-perusahaan di Indonesia, khususnya MNC, biasanya yang menjabat sebagai Top Management adalah expatriate. Untuk kasus seperti ini, keterbatasan penguasaan bahasa asing (i.e. Bahasa Inggris) sang auditor menjadi hambatan. Jika di awal sudah engga pede dan mulai gagap, makin lama akan semakin kehilangan confident dan pada akhirnya tidak bisa mengajukan pertanyaan yang tepat serta muncul ketakutan salah menginterpretasikan jawaban dari Top Management.

2. Kalah pengaruh, pengalaman dan kompetensi

Biasanya, orang-orang yang duduk di posisi Top Management adalah orang dengan pengalaman puluhan tahun dan sangat menguasai bidangnya. Kalau masih muda, biasanya didukung pendidikan tinggi dan adakalanya dengan embel-embel lulusan luar negeri. Auditor biasanya sudah terintimidasi duluan dengan fakta ini. Ibaratnya Sriwijaya FC mau diadu dengan Juventus, belum masuk lapangan sudah kalah duluan karena minder dan saat main di lapangan malah lebih banyak terkagum-kagum daripada meladeni permainan.

3. Auditor tidak memiliki pengetahuan dan pemahaman yang cukup tentang pengelolaan bisnis

Bicara dengan Top Management adalah bicara bisnis. Top Management tidak akan begitu tertarik jika auditor menguraikan tentang klausa di ISO 9001:2000 . Tetapi jika auditor membawanya dalam konteks ‘bahasa bisnis’, maka auditor akan bisa menarik perhatian Top Management dan mendorong partisipasi yang lebih aktif saat proses audit. Malah jika auditor berhasil menterjemahkan klausa ISO 9001:2000 dalam bahasa bisnis, bisa membantu menjelaskan pentingnya QMS terhadap pencapaian bisnis perusahaan.

Kebanyakan auditor malas membaca hal-hal di luar ISO 9001:200 atau QMS. Padahal banyak hal-hal yang bisa dibaca atau dipelajari sehingga kita memiliki tambahan pengetahuan yang sangat diperlukan saat mengaudit Top Management. Misalnya pengetahuan tentang marketing, businesss plan, financial management, strategic plan dan sebagainya.

Jika seorang auditor belum punya pengetahuan tentang hal-hal di atas, sulit diharapkan bisa melakukan audit yang ‘added value’ terhadap Top Management.

Berikut ini beberapa tips yang bisa saya berikan untuk membantu Anda dalam melakukan audit terhadap Top Management. Tips ini saya sarikan dari pengalaman saya saat dulu masih rutin melakukan third party assessment dan sebagian dari artikel di IAFAuditing Practices Group yang berjudul ‘How to audit Top Management process’…

· Sebelum mengaudit Top Management, persiapkan diri Anda dengan mempelajari sebanyak mungkin data-data pendukung yang penting seperti gambaran umum proses bisnis perusahaan, customer-customer utama, strutur organisasi dan manajemen perusahaan, struktur kepemilikan (contoh: komposisi pemegang saham), laporan tahunan perusahaan, issue-issue bisnis terkait perusahaan termasuk press release/ press conference (contohnya : berita akuisisi, RUPS, dsb), situs (website) perusahaan, company profile, rencana bisnis, dan sejenisnya.

· Perhatikan penampilan Anda, ‘professional look’ menjadi komponen penting di mata Top Management. Jika Anda seorang eksternal auditor, sangat disarankan berpakaian rapi (pakai kemeja dan celana katun), plus dasi (jika perlu plus jas) dalam melaksanakan audit ke Top Management. Internal auditor sebaiknya memakai dasi, kecuali jika di perusahaan Anda memang sehari-harinya semua orang pakai seragam perusahaan (termasuk Management).

· Jika bahasa asing menjadi hambatan, jangan malu atau ragu untuk memakai jasa penerjemah dalam melakukan audit. Memang ada resiko terjadi bias saat transfer informasi dilakukan via penerjemah, akan tetapi berdasarkan pengalaman saya selama ini, pemakaian penerjemah akan sangat menolong. Sebagai contoh, dulu saya pernah mengaudit Top Management orang Jepang yang sama sekali tidak bisa berbahasa Indonesia atau Bahasa Inggris. Saya menggunakan penerjemah saat melakukan audit dan ternyata berlangsung dengan baik. Saya bisa memastikan kesesuaian atas hal-hal yang ingin saya tanyakan, sebaliknya si Top Management juga merasakan bahwa dia menjadi lebih memahami apa tanggung jawabnya dalam kerangka ISO 9001:2000. Jangan coba-coba melakukan audit dalam bahasa asing jika Anda tidak yakin bahwa Anda memang punya kompetensi yang cukup untuk menggunakan bahasa itu baik dalam bertanya maupun dalam mendengar. Audit QMS sangat tergantung pada interaksi dan interview dengan auditee (pihak yang diaudit). Tidak cukup dengan memeriksa record saja.

· Sesuaikan gaya komunikasi Anda dengan Top Management yang akan diaudit. Jika auditee sudah tua (bahkan sepuh), biasanya Anda perlu berbicara dengan lambat, santun dan berhati-hati. Jangan pernah ‘agresive’ pada auditee yang sudah tua, apalagi jika Anda mengaudit Top Management di perusahaan BUMN. Jika gaya audit Anda tidak berkenan, mereka memiliki otoritas yang lebih daripada cukup untuk mengusir dan membatalkan audit. Tidak percaya ? Seorang teman saya pernah dibentak dan disuruh keluar oleh Top Management karena gaya bertanya yang dilakukannya menyinggung perasaan si auditee.

· Selalu tampil confident dan percaya diri. Jangan minder duluan tetapi hindarkan berlaku sombong dan sok tahu. Dari pengalaman saya, Top Management respect pada auditor yang confident dan menguasai materi, tetapi sangat tidak suka pada auditor yang sok tahu apalagi sombong. Anda tidak boleh lupa, Top Management itu adalah orang-orang yang sudah membuktikan achievement sehingga berada di posisinya. Tidak ada gunanya berlaku sombong dan seolah tahu segala di depan mereka. Dari pengalaman saya saat mengaudit seorang President Director di suatu perusahaan Kimia, justru dengan sikap merendah atas subject di luar pengetahuan kita, beliau dengan senang hati berbagi pengalaman dan insight. Sungguh suatu kesempatan luar biasa jika sambil mengaudit Anda mendapatkan ‘sharing knowledge’ langsung (dan gratis) dari orang-orang seperti ini.

· Bicaralah dalam bahasa Top Management i.e. bahasa bisnis, jangan dalam bahasa ‘klausa’ ISO 9001:2000. Sederhananya, interpretasikan ‘klausa-klausa’ itu dalam bahasa profit atau duit. Jika Anda langsung bertanya ‘Bagaimana Anda menetapkan kebijakan dan sasaran mutu?’ kepada Top Management, kemungkinan jawabannya akan standard-standard saja berdasarkan ‘hapalan’ yang biasanya sudah ditanamkan oleh MR (management representative = wakil manajemen) atau Quality Manager. Tetapi jika Anda memulai dengan menanyakan ‘Apa visi Top Management untuk perusahaan ini’, ‘Mau dibawa kemana bisnis ini dalam beberapa tahun ke depan’, maka jawaban Top Management akan benar-benar relevant dan Anda akan bisa pelan-pelan menggali dan kemudian mengaitkannya dengan kebijakan serta sasaran mutu di perusahaan. Setelah Top Management menguraikan visi bisnisnya, mulailah gali bagaimana hubungan visi bisnis tersebut dengan kebijakan dan sasaran mutu perusahaan. Pelan-pelan giring Top Management untuk melihat bahwa ‘sistem manajemen mutu’ bukan sesuatu yang berdiri terpisah dari bisnis perusahaan, melainkan seharusnya merupakan suatu sistem yang terintegrasi dalam proses bisnis untuk mencapai visi dan sasaran bisnis perusahaan. Itulah sebabnya di awal saya tekankan pentingnya seorang auditor banyak membaca dan memperdalam pengetahuan tentang marketing, perencanaan bisnis, strategic plan, financial management dan sejenisnya. Dengan demikian saat melakukan audit, Anda akan mampu berbicara dalam bahasa bisnis dengan Top Management.

· Meskipun pada hakekatnya ‘manajemen waktu’ adalah penting untuk keseluruhan proses audit, menjadi lebih penting lagi untuk tepat waktu dalam audit Top Management. Umumnya Top Management adalah orang-orang yang super sibuk, sehingga alokasi waktu sejam s/d dua jam untuk audit sudah sangat sulit dialokasikan. Bayangkan apa yang akan terjadi jika Anda sebagai auditor terlambat memulai audit atau jauh molor melebihi durasi audit yang telah diagendakan sebelumnya. Pernah dalam suatu kesempatan audit, seorang Top Management tidak mau meneruskan proses audit setelah si auditor terlambat 15 menit.

· Penyajian temuan harus dilakukan dengan baik di akhir interview. Top Management umumnya tidak akan buang-buang waktu berargumentasi terhadap temuan Anda (biasanya justru MR yang lebih suka argumentasi). Tetapi penilaian akan kompetensi Anda sebagai Auditor (dalam pandangan Top Management) akan sangat ditentukan oleh ‘kualitas’ temuan Anda, relevansinya dengan issue-issue bisnis perusahaan, dan kemampuan Anda menyajikannya. Sebagai contoh : jika kebijakan mutu belum disosialisasikan oleh Top Management, bandingkan penyajian temuan sebagai berikut :

o Contoh 1 : Belum ada bukti bahwa Top Management sudah mensosialisasikan kebijakan mutu kepada seluruh karyawan. Hal ini tidak sesuai dengan klausa 5.3 di dalam ISO 9001:2000…………bandingkan dengan :

o Contoh 2 : Kebijakan mutu yang ditetapkan Top Management dipandang sebagai komponen penting untuk mendukung visi bisnis perusahaan. Dengan demikian, pemahaman seluruh karyawan terhadap kebijakan ini menjadi sangat penting. Top Management sebagai pemilik kebijakan harus melakukan sosialisasi kebijakan ini kepada seluruh karyawan sampai dicapai tingkat pemahaman yang diinginkan. Hal ini juga selaras dengan persyaratan ISO 9001:2000 di klausa 5.3.

Dari kedua contoh di atas, saya jamin contoh 2 yang akan lebih dipandang sebagai temuan ‘berkualitas’ oleh Top Management.

Demikian sedikit tips dari saya. Semoga membantu Anda dalam melaksanakan audit sistem manajemen mutu terhadap Top Management.

Bagi organisasi yang ingin mendapatkan pengakuan dari pihak ketiga bahwa sistem manajemen mutu (sebut saja SMM) –nya telah memenuhi standard ISO 9001:2000 tentu harus melewati proses pemilihan badan sertifikasi yang kelak akan memberikan pengakuan ini dalam bentuk sertifikat ISO 9001:2000.

Untuk lingkup Indonesia saja, banyak sekali pilihan badan sertifikasi yang saat ini beredar di industri sertifikasi SMM. Paling sedikit ada 26 badan sertifikasi SMM yang ada di Indonesia, sedikit menyebut diantaranya seperti LRQA, DNV,SGS, BVQI, BSI, SUCOFINDO, URS, TUV, dan sebagainya.

Tentu masing-masing badan sertifikasi itu (terutama via orang marketingnya) akan bilang bahwa merekalah yang terbaik, merekalah yang paling added value, merekalah yang paling dikenal di dunia internasional, merekalah yang punya auditor paling kompeten, merekalah yang paling ‘worth for money’ dan kata-kata sejenis yang intinya sama dengan orang jualan kecap, selalu nomer 1 J

Anda sebagai yang memilih, kemungkinan besar akan bingung. Ujung-ujungnya banyak yang memilih cari aman, entah dengan memilih ‘yang paling banyak dipake orang terutama customer kita’, atau memilih ‘ yang paling tua’, memilih ‘yang paling murah’ atau bahkan ‘yang paling mahal’ supaya ada prestige di mata competitor.

Salahkah pemilihan ala cari aman begitu ? Engga salah-salah amat sih, tapi bisa jadi itu akan menjadi awal kegagalan penerapan SMM di tempat Anda. Kenapa begitu? Karena badan sertifikasi adalah suatu komponen dalam SMM Anda yang harusnya membantu Anda untuk melihat SMM dari sudut pandang independen dan bisa memacu organisasi dalam melakukan perbaikan berkelanjutan (continual improvement) terhadap SMMnya. Jika Anda salah pilih, bisa jadi Anda tidak akan mendapatkan apa-apa dari proses sertifikasi ini selain buang-buang duit pas awal sertifikasi, lalu setiap 6 bulan dan kemudian setiap 3 tahun saat renewal.

Karena itu sangat penting bahwa Anda memilih badan sertifikasi yang tepat. Tepat dalam arti memang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda dan kedua pihak sama-sama akan menghasilkan hubungan kerja yang saling menguntungkan. Pada hakekatnya, Anda harus melihat badan sertifikasi sebagai partner dalam mendorong continual improvement terhadap SMM, bukan sebagai pihak penyedia sertifikat belaka. Satu badan sertifikasi bisa saja hebat dan cocok untuk satu organisasi, tetapi bisa jadi bukan pilihan yang tepat buat organisasi lain. Karenanya, sangat penting bagi Anda untuk melakukan pemilihan yang tepat.

Tips sejenis yaitu tentang memilih badan sertifikasi pernah saya lihat di blog Quality Indonesia, lihat artikel ini :

Kali ini, apa yang akan saya sampaikan lebih dari sudut pandang pengalaman pribadi baik sebagai orang yang pernah jadi praktisi (quality engineer, MR, dan sejenisnya), konsultan maupun sebagai third party lead assessor di salah satu badan sertifikasi. Tips ini lebih ke sisi ‘technical evaluation’ daripada soal ‘commercial evaluation’. Dalam arti, lupakan dulu soal penawaran harga dari masing-masing badan sertifikasi. Evaluasi harga baru diperhatikan setelah Anda memastikan item-item yang saya tuliskan dibawah ini.

1. Sesuaikan dengan pasar produk

Beberapa badan sertifikasi yang terkenal namanya di lingkup Indonesia, belum tentu punya reputasi sama baiknya di negara tujuan produk atau jasa Anda. Jangan lupa, customer maupun end users pasti beranggapan bahwa SMM Anda merefleksikan mutu produk Anda. Selain itu, beberapa negara tertentu biasanya mensyaratkan bahwa SMM dari produsen yang akan menjual produk di negaranya harus terakreditasi ke badan akreditasi nasional di negara itu. Secara generic, umumnya akreditasi UKAS akan diterima di mana saja, tetapi kadang kala ada negara yang mempersyaratkan selain akreditasi UKAS, akreditasi nasional negara itu juga harus ada. Contoh JAB di Jepang, ANSI RAB di Amerika, dan sebagainya.

Dengan demikian jika negara tujuan produk Anda memiliki persyaratan akreditasi tersebut, badan sertifikasi yang akan Anda pilih harus memiliki akreditasi dari negara tujuan produk Anda.

Dalam hal reputasi, pastikan bahwa badan sertifikasi yang akan Anda pilih memiliki reputasi yang baik di negara tujuan produk Anda. Ada beberapa badan sertifikasi yang sangat terkenal di Indonesia tetapi belum tentu dikenal sama sekali oleh customers dan /atau end users di negara tujuan produk Anda belum tentu dikenal sama sekali. Ada pula yang dari track-recordnya ternyata pernah mendapat masalah di negara lain, dan bahkan pernah di-warning atau malah disuspend bahkan dicabut akreditasinya di negara lain. Dengan kondisi sekarang di mana informasi tersedia via internet dengan gampang, tidak sulit melakukan background check dari suatu badan sertifikasi, terutama reputasinya di negara tujuan produk maupun jasa Anda.

2. Periksa kesesuaian akreditasi yang dimiliki badan sertifikasi dengan lingkup proses bisnis yang akan disertifikasi

Meskipun suatu badan sertifikasi telah diakreditasi oleh badan akreditasi (contohnya UKAS), Anda tetap harus pastikan terhadap bidang industri atau lingkup proses bisnis apa saja akreditasi ini diberikan. Meskipun ada embel2 akreditasi UKAS , belum tentu badan sertifikasi itu telah memiliki akreditasi UKAS terhadap industri atau proses bisnis Anda yang akan disertifikasi.

Ada beberapa sistem kode identifikasi bidang industri yang digunakan dalam bisnis sertifikasi, tetapi yang paling lazim digunakan adalah system kode terbitan EAC (European Accreditation of Certification). Sebagai contoh, EAC code untuk konstruksi = 28, untuk pertanian adalah = 1, pendidikan = 37, dan sebagainya. Total sampai saat ini ada sekitar 39 bidang industri yang sudah mendapatkan kode dari EAC. Kode EAC ini diadopsi oleh banyak badan akreditasi termasuk UKAS. Akreditasi yang diberikan suatu badan akreditasi seperti UKAS terhadap badan sertifikasi adalah terpisah-pisah per kode industri / proses bisnis. Jadi belum tentu suatu badan sertifikasi yang memiliki akreditasi UKAS telah terakreditasi terhadap seluruh sektor industri dalam kode EAC. Bisa jadi meski sudah terakreditasi UKAS, hanya beberapa sektor industri yang tercakup dalam akreditasi mereka. Jadi, sebelum memilih, pastikan badan sertifikasi tersebut telah diakreditasi untuk proses bisnis/jenis industri yang akan Anda sertifikasi.

3. Sesuaikan dengan keinginan customer

Muara dari suatu SMM adalah kepuasan pelanggan. Dalam banyak kasus, organisasi biasanya berusaha mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2000 semata untuk memenuhi keinginan (baca : persyaratan) customer. Yang sering terjadi biasanya karena sertifikat ISO 9001:2000 menjadi persyaratan tender.

Untuk sektor-sektor industri/bisnis tertentu, biasanya ada badan sertifikasi yang lebih dikenal atau lebih punya nama dibandingkan industri / jenis bisnis lainnya. Misalnya untuk kostruksi infrastruktur , para kontraktor besar seperti WIKA, Adikarya, Nusa Raya Cipta, DECORIENT, Gunanusa Utama, dan banyak kontraktor lainnya disertifikasi oleh LRQA. Dengan demikian, perusahaan-perusahaan yang menyediakan jasa atau barang ke kontraktor ini (subkontraktor) cenderung memilih disertifikasi oleh LRQA dengan harapan mendapatkan nilai lebih di mata customer karena sama-sama disertifikasi oleh badan yang sama.

Jadi sebelum memilih, tidak salah kalau Anda coba-coba cari tahu kira-kira mayoritas customer Anda disertifikasi oleh badan sertifikasi yang mana.

4. Periksa persyaratan local authority / statutory di Indonesia

Sering luput dari perhatian bahwa di Indonesia ada persyaratan atau regulasi lokal – terutama terkait produk Anda , yang bisa membatasi badan sertifikasi yang boleh Anda pilih terutama karena adanya aturan standarisasi nasional seperti diatur dalam PP No.102 tahun 2009. Sebagai contoh, untuk bidang perkebunan/pertanian dan produk-produk turunannya yang harus mendapatkan tanda SNI (standard nasional Indonesia) untuk sertifikasi produk, ada persyaratan bahwa sertifikasi SMM yang mereka miliki harus dikeluarkan oleh badan sertifikasi yang telah diakreditasi KAN (Komite Akreditasi Nasional) di Indonesia. Dengan demikian, jika produk Anda harus memiliki tanda SNI, tentu tidak ada gunanya jika sertifikasi SMM Anda dilakukan oleh badan sertifikasi yang belum diakreditasi KAN. Untuk tahu badan sertifikasi mana saja di Indonesia yang sudah mendapat akreditasi KAN, silahkan menghubungi BSN (Badan Standarisasi Nasional) atau lihat di link ini.

5. Periksa latar belakang customer yang ada dalam database badan sertifikasi

Masih ada kaitannya dengan kecenderungan sektor industri seperti saya bahas di item no.3, Anda perlu tahu database customer dari suatu badan sertifikasi. Jika di database mereka banyak customer dengan bisnis sejenis dengan organisasi Anda, maka itu berarti mereka sudah punya pengalaman dan kompetensi yang baik di industri itu, termasuk pengalaman dan kompetensi dari auditornya. Selain itu, dengan banyak customer sejenis, ada lebih banyak peluang buat Anda untuk mendapatkan benchmarking best practice di industri sejenis terutama via auditor yang telah menjalani banyak perusahaan sejenis.

Selain itu, pemeriksaan latar belakang customer di dalam database badan sertifikasi juga bisa mengindikasikan kredibilitas badan sertifikasi. Jika customernya adala perusahaan-perusahaan yang memiliki reputasi yang bagus, maka ini bisa mengindikasikan reputasi dan kinerja dari badan sertifikasi itu sendiri. Paling tidak memberi Anda confident level yang lebih tinggi dibandingkan jika dalam database customer badan sertifikasi kebanyakan terdiri perusahaan-perusahaan yang tidak pernah Anda dengar namanya atau malah punya reputasi yang tidak baik di kalangan industri maupun bisnis.

6. Periksa kesesuaian kompetensi auditor dengan bisnis Anda

Satu hal yang jarang dilakukan organisasi saat proses pemilihan badan sertifikasi adalah meminta CV/resume dari auditor yang akan ditugaskan melakukan audit terhadap SMM Anda. Marketing staff dari badan sertifikasi pasti selalu bilang bahwa mereka memiliki auditor paling kompeten dan paling berpengalaman untuk industri/bisnis Anda. Tetapi untuk memastikan, biasakan meminta CV/resume auditor dari badan sertifikasi dan lakukan pemeriksaan terutama untuk melihat kesesuaian antara latar belakang pendidikan dan pengalaman auditnya (terutama daftar customer yang pernah diaudit) dengan industri / bisnis Anda. Lebih bagus lagi kalo Anda menyempatkan melakukan interview dengan auditor yang akan diajukan. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan keyakinan bahwa Auditor yang ditunjuk memang memiliki kompetensi yang sesuai. Auditor yang memiliki kompetensi dan pengalaman yang sesuai akan memberikan nilai tambah dan bisa membantu Anda dalam memacu perbaikan berkelanjutan terhadap SMM. Buat apa buang-buang uang jika tidak mendapatkan nilai tambah dari proses sertifikasi ini. Jika Auditor yang ditunjuk sama sekali awam terhadap bisnis / industri Anda, maka dalam setiap audit tentulah pertanyaan-pertanyaan yang diajukan sangat standard dan general, yang tentu tidak banyak membantu dalam mencari perbaikan berkelanjutan dan terutama best practice industri yang bisa membantu meningkatkan kinerja.

Demikian beberapa hal penting yang perlu menjadi bahan pertimbangan Anda saat memilih badan sertifikasi. Ingat, jangan terjebak dengan ‘Kecap No.1’ yang ditawarkan badan-badan sertifikasi. Yang Anda perlukan bukan badan sertifikasi no.1 sedunia, badan sertifikasi paling tua, badan sertifikasi paling banyak customernya, dan sejenisnya. Tetapi yang Anda perlukan adalah badan sertifikasi yang paling cocok untuk kebutuhan dan lingkup industri / proses bisnis Anda yang akan disertifikasi. Selamat memilih, semoga tidak salah pilih… J

Pemiliknya tetap sama, yaitu saya, Laurensius Erwin Baja Simanjuntak..

Alasan kenapa dipindah tidak lain supaya topiknya menjadi lebih fokus. Kalau di Blognya Baja fokusnya adalah berbagi cerita pengalaman hidup dan cerita apa saja dari pengarangnya, maka di Rubrik QMS adalah khusus tentang Quality Management System (QMS), alias Sistem Manajemen Mutu dalam Bahasa Indonesia..

Selain itu setelah beberapa bulan nge-blog, saya bisa melihat bahwa pembaca Blognya Baja terpisah secara jelas, antara mereka yang memang menaruh minat tentang QMS, dan mereka yang tidak berminat sama sekali tentang QMS, tapi lebih suka membaca berbagai cerita dari pengarangnya.

Semoga pemisahan ini menjadi lebih bermanfaat buat semua pembaca….

Saya juga ingin mengucapkan terima kasih kepada semua pembaca atas dukungannya selama ini. Tanpa dukungan Anda semua, saya tidak akan terpacu untuk terus menulis…

Teriring salam dan Tuhan berkati,

L.Erwin Baja Simanjuntak